Contabilidade e Assessoria Especializada.

A Gestão Consulting Services – Division of Condominiums, está estruturada com uma equipe especializada e com amplos conhecimentos em Condomínios (horizontais e verticais) e Associações, tendo em seu quadro de colaboradores profissionais com alto nível técnico e elevado conhecimento sobre esse segmento.

ASSISTÊNCIA ADMINISTRATIVA

• Gerenciamento de arquivos e documentos legais;
• Controle do cadastro dos proprietários e locatários;
• Atendimento (eletrônico, pessoal ou telefônico) aos nossos clientes com o fornecimento de informações, soluções de problemas ou encaminhamentos;
• Serviços de malote (retirada e entrega) de documentos;
• Apoio na Gestão de Compras de Produtos ou Serviços, indicando quando solicitado, fornecedores cadastrados e já avaliados por outros nossos clientes, bem como assessoria na elaboração de planilhas de concorrência de preços;
• Gerenciamento dos Seguros;
• Controle e atualização do CNPJ;
• Diligências junto a concessionárias de serviços públicos, cartório e repartições públicas, para obtenção de parcelamentos, certidões e outros;
• Transmissão da Declaração Mensal dos Serviços (DMS) e REST, a prefeitura municipal, com a apuração dos impostos retidos;
• Elaboração da pasta documental, contendo relatórios gerenciais de pagamentos (balancetes contábeis detalhados, demonstrações de apoio, e extrato bancário), e recebimentos (emissão, pagamentos e inadimplência dos boletos de cobrança), bem como a comprovação documental de todas as despesas (Notas Fiscais).

ASSESSORIA EM ROTINAS TRABALHISTAS

• Admissão e procedimentos de registro funcional (contratação direta);
• Processos de Folha de Pagamento para funcionários registrados pelo próprio condomínio, e para os prestadores de serviços autônomos contratados, sendo: Adiantamento Mensal, Apuração da Folha de Ponto, Holerites, emissão de Guias dos Impostos, SEFIP, entre outras obrigações de ordem trabalhista, sejam mensais ou anuais;
• Obtenção sazonal Certidão Negativa de Débito (CND) junto ao INSS, Receita Federal e regularidade de pagamento do FGTS;
• Gerenciamento e controle dos laudos técnicos necessários (PCMSO, PPRA, PPP, e outros);
• Elaboração de escalas de trabalho e crachás de identificação;
• Gerenciamento do Arquivo Documental Trabalhista, com a elaboração da “FOLHA DIGITAL”, documento digital contendo os relatórios de folha de pagamento, transmissão da SEFIP, guias de impostos e seus comprovantes;
• Gestão de Contratos de Prestação de Serviços Terceirizados (Portaria, Vigilância, Limpeza, e outros), através da exigência documental mensal às empresas prestadoras de serviço, para o devido arquivo documental.

ASSESSORIA NA GESTÃO FINANCEIRA

• Elaboração da Proposta de Previsão Orçamentária (Rateio);
• Emissão mensal dos boletos das Taxas Condominiais;
• Controle automatizado dos pagamentos bancários, com a disponibilidade de relatórios de inadimplência diárias atualizados;
• Gestão de Saldos (conciliação bancária, com a elaboração de balancetes prévios);
• Contas a Pagar – gestão e controle das despesas autorizadas pelos clientes, com a devida conferência documental e a programação dos seus pagamentos (eletrônico ou via cheque) de acordo com seus vencimentos;
• Gestão de Aplicações Financeiras (de acordo com as aprovações em Assembleias sobre os fundos específicos: fundo de reserva, obras e melhorias, entre outros);
• Elaboração mensal do Balancete Contábil, Demonstrativo de Receitas e Despesas, Demonstração do Fluxo de Caixa – DFC, com a demonstração das origens e aplicações dos recursos, bem como os saldos condominiais (ordinários, aplicações, fundo de reserva, provisões, obras e melhorias, e outros);
• Elaboração de Autorizações de Pagamentos (APs) para todas as despesas condominiais.

ASSESSORIA JURÍDICA

• Implantação dos Critérios de Cobrança no Condomínio (Administrativa, Extrajudicial e Judicial);
• Atendimento aos condôminos/associados nas solicitações de Acordo de quitação de dívidas (telefone, e-mail ou pessoalmente na administradora), com a emissão de novos boletos (2ª via);
• Cobrança Extrajudicial dos débitos condominiais, de acordo com a legislação vigente;
• Encaminhamento dos casos para abertura de Ação de Cobrança no âmbito judicial (quando esgotada as tratativas de acordo);
• Indicação de Assessoria Advocatícia Especializada (quando solicitado pelo cliente), na abertura de processos de cobrança, representação em ações trabalhistas, fiscais, tributárias e cíveis, bem como na elaboração ou adequação de Convenção Condominial e Regulamento Interno.

CONSULTORIA CONDOMINIAL

• Assessoria nas reuniões diretivas dos representantes do condomínio/associação;
• Acompanhamento nas Assembleias Gerais, assessorando a condução legal das mesmas, esclarecendo os pontos questionados sobre a gestão condominial, bem como auxiliando na confecção das atas e documentos, para o devido registro nos cartórios;
• Elaboração de Relatórios gerenciais e demonstrativos de análise das contas, bem como os balanços anuais para apresentação nas Assembleias Gerais Ordinárias;
• Manter os representantes informados de suas responsabilidades cíveis para com o condomínio/associação, relacionadas a laudos estruturais, manutenções periódicas, seguros, declarações obrigatórias aos órgãos públicos, entre outras;
• Orientar, sempre que necessário ou solicitado, sobre a postura do representante frente a um problema ou situação do cotidiano da gestão.

Sempre comprometida e preocupada em proporcionar uma administração séria, a Gestão Consulting Services – Division of Condominiums investe cada vez mais em tecnologias, modernismo e praticidade para seus clientes.

PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO

Boletos mensais em formato laser auto-envelopados similares aos extratos bancários; editais de convocação, comunicados internos, e outros. Caso o cliente possua identificação visual (logotipo) adotamos esse padrão para suas correspondências internas.

CONTAS BANCÁRIAS INDEPENDENTES

Caso seja interesse da administração do condomínio, poderemos controlar toda movimentação financeira (recebimentos e pagamentos), ficando a administração do condomínio com a responsabilidade de acompanhamento e aposição das assinaturas nas autorizações de despesas e também nos cheques ou aprovações eletrônicas de pagamentos.

Todo esse processo será comprovado rotineiramente, via prestação de contas disponibilizadas em nosso site, via e-mail, documental e pessoalmente na sede de nossa empresa. O processamento será sempre via banco, com movimentação e controle, sem acesso a direitos de saques ou qualquer movimentação que não seja autorizada e determinada pela administração do condomínio/associação.

A Gestão Consulting Services – Division of Condominiums mantêm parceria com os maiores Bancos atuantes no mercado para controle dessa movimentação, facilitando assim os controles e acompanhamento por parte da administração dos condomínios/associação, tanto pelos seus gestores quanto por qualquer membro de seus conselhos e até mesmo por condôminos/associados. Essa parceria com Bancos de primeira linha, traduz em maior qualidade e segurança ao cliente, garantido custos operacionais bancários adequados a suas particularidades.

PAGAMENTOS DE CONTAS ON-LINES

Pagamento de Contas (Despesas) somente com o endosso e aprovação dos representantes (Síndico ou Diretores), traduzindo em maior transparência nos atos de gestão da administradora, através de APs (Autorizações de Pagamentos) para transações via internet, ou através de cheques diretos aos fornecedores. Quando necessário e adequado faz-se a implantação do sistema de SDs (Solicitação de Despesas) em conjunto com os Supervisores (Administradores Internos).

PASTAS DOCUMENTAIS/DIGITAIS

Elaboração Mensal para a devida prestação de contas, incluindo os relatórios gerenciais demonstrativos das receitas e despesas, balancetes contábeis, razões contábeis, demonstrativo de fluxo de caixa – DFC, bem como toda documentação que comprova as despesas condominiais e associativas, disponibilizando esse material em versão digital (exceto os documentos comprobatórios).